Expertentipps für Ingenieur*innen

FAQ zur Online-Bewerbung

01.07.2019 | Große Unternehmen haben heute häufig eigene Bewerbungsportale, auf denen Bewerber und Bewerberinnen ihre Dokumente hochladen können. Darüber hinaus nutzen Unternehmen auch Bewerberplattformen von externen Anbietern, um mit potentiellen Mitarbeiter*innen in Kontakt zu treten. Und wenn kleinere Arbeitgeber Stellen für Ingenieure ausschreiben, erwarten sie von den Interessenten in der Regel eine Bewerbung in digitaler Form per Email. Die Antworten auf häufige Fragen zur Online-Bewerbung kennt der Ingenieur und Coach Dr.-Ing. Matthias Reuter.

Foto: istock

Matthias Reuter

Auf Online-Portalen müssen Bewerber*innen häufig nicht nur das Anschreiben und den Lebenslauf hochladen, sondern zusätzlich auch Informationen zu ihrer Ausbildung und ihren beruflichen Stationen einzeln in dafür vorgegebene Felder einfügen. Warum machen die Arbeitgeber die Bewerbung so kompliziert?

Die Angabe der Daten auf diesen Plattformen dienen den Arbeitgebern vor allem zur Erleichterung der Personalauswahl. Sie haben dadurch schnell einen direkten Vergleich der Bewerberinnen und Bewerber, ohne jede Bewerbung einzeln sichten zu müssen. Viele Unternehmen setzen auch automatisierte Filter ein, die zum Beispiel Interessenten mit einer zu schlechten Abschlussnote von vornherein aussortieren. Oft werden auch intelligente Algorithmen eingesetzt, welche die hochgeladenen Bewerbungsunterlagen nach vorher definierten Schlagwörtern und Eigenschaften der Bewerber durchsuchen, damit der Personalverantwortliche des Unternehmens eine noch gezieltere Auswahl treffen kann. Für die Bewerberinnen und Bewerber bedeutet das zunächst einmal zusätzlichen Aufwand, zumal Sorgfalt auch bei der Online-Bewerbung sehr wichtig ist. Doch das Verfahren bringt auch für sie Vorteile mit sich: Sie können auf solchen Online-Portalen häufig ein eigenes Profil anlegen und ihre Bewerbung abspeichern. Wenn sie sich dann später noch einmal auf eine Stellenausschreibung desselben Unternehmens bewerben, können sie bereits vorhandenen Daten ergänzen.

Früher haben Coaches vor Eselsohren und Kaffeeflecken auf der Bewerbungsmappe gewarnt. Was zeichnet eine sorgfältig angefertigte Bewerbung im digitalen Zeitalter aus?

Auch eine digitale Bewerbungsmappe sollte auf das jeweilige Unternehmen und die zu besetzende Stelle zugeschnitten sein. Dafür müssen sich die Bewerber und Bewerberinnen vorab gut über das gewünschte Unternehmen sowie dessen Produkte und Dienstleistungen informieren. Auch die Informationen aus der Stellenbeschreibung sollten im Bewerbungsschreiben berücksichtigt werden. Hierbei ist es wichtig, die Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle anhand von eigenen Fähigkeiten und Erfahrungen belegen zu können. So wirkt eine Bewerbung authentisch und hebt sich von vielen anderen Standardbewerbungen ab. Ein ansprechendes Design und ein modernes Layout bestehend aus einem Deckblatt, einem Anschreiben und einem Lebenslauf sollten ebenfalls selbstverständlich sein. Hier ist vor allem auf ein einheitliches und professionelles Design auf allen Dokumenten zu achten, welches farblich und stilistisch an die jeweilige Stelle angepasst werden sollte. Für Ingenieurberufe empfehle ich eine schlichte Darstellung mit wenigen Farbakzenten. Für kreative Berufe kann durchaus eine farbenfrohe Gestaltung gewählt werden.

Was ist beim Ausfüllen von Online-Formularen wichtig?


Ich empfehle, die Texte, die in die Freifelder eines Online-Portals eingefügt werden sollen, in einem Programm wie Word vorzuschreiben und mithilfe der Rechtschreibkorrekturfunktion zu prüfen, um sie dann in die vorgegebenen Masken zu kopieren. Anschreiben und Lebenslauf sowie Zeugnisse und Referenzen sollten als PDF-Dokumente hochgeladen bzw. versendet werden, da beispielsweise Word-Dokumente Viren enthalten können und deshalb von vielen Unternehmen nicht akzeptiert werden. Beim Umwandeln der Dateien kann es aber passieren, dass beispielsweise Zeilensprünge verschoben werden, so dass die Zeilen nicht mehr exakt aneinander ausgerichtet sind. Manchmal treten beim Zoomen eines Dokuments auch Darstellungsfehler auf. Deshalb sollten Bewerber und Bewerberinnen die Datei, bevor sie sie absenden, unbedingt noch einmal akribisch anschauen und auf Fehler prüfen.

Sollte ich als Bewerber*in alle Dokumente in einer Datei zusammenfassen?

Auf Online-Portalen werden Sie möglicherweise aufgefordert, Anschreiben, Lebenslauf und weitere Dokumente einzeln hochzuladen. Andernfalls bietet es sich wie bei der Email-Bewerbung an, alle Anhänge in einem PDF zusammenzuführen. Wenn Sie schon einige Berufserfahrungen gesammelt und viele Dokumente zu verschicken haben, können Sie auch einzelne Pakete schnüren: Die digitale Bewerbungsmappe mit Deckblatt, Anschreiben und Lebenslauf wird dann beispielsweise ergänzt durch ein Dokument, dass Abschlüsse wie das Bachelor- und das Masterzeugnis enthält, und ein weiteres, in dem sich Praktikumszeugnisse, Referenzschreiben und sonstige Qualifikationen und Weiterbildungen befinden.

Muss ich die digitalen Dokumente, die online hochgeladen oder per Email verschickt werden, unterschreiben?

Ja, mit der Unterschrift bestätigen Sie, dass die persönlichen Daten in Anschreiben und Lebenslauf korrekt sind. Ich empfehle, die Unterschrift einmal einzuscannen und dann in jedem Dokument einzufügen. Wichtig ist, dafür ein weißes Papier zu verwenden, damit der Unterschriftenhintergrund sich nicht vom Dokumentenhintergrund abhebt. Dadurch müssen die Dokumente nicht für jede Bewerbung neu eingescannt werden und die Qualität und Auflösung bleiben erhalten.

Was kann ich tun, wenn die Datei zum Hochladen oder Verschicken zu groß wird?

Häufig geben die Arbeitgeber Datenlimits von ca. 4 MB pro Datei an. Wenn man Dokumente einscannt, erhält man allerdings oft zunächst größere Dateien. Dann können Sie das PDF-Dokument in eine reduzierte Auflösung und damit reduzierte Dateigröße konvertieren. Achten Sie aber unbedingt darauf, dass das Bewerbungsbild und die Unterschrift trotzdem scharf dargestellt und die Informationen auf den Zeugnissen gut lesbar bleiben.

Soll ich vor dem Versenden der Bewerbung zur Sicherheit noch einmal einen Ausdruck anfertigen und prüfen?

Ich persönlich würde im Sinne der Ressourcenschonung darauf verzichten und vermute, dass viele potentielle Arbeitgeber ähnlich vorgehen. Wenn Sie zum Beispiel eine Word-Vorlage mit großflächigen Grafiken verwenden, sollten Sie beim Drucken allerdings bedenken, dass nur ein bestimmter Bereich des Papiers bedruckt wird, so dass ein weißer Rand entstehen kann.

Wenn ich die Bewerbung als Email-Anhang verschicke, was schreibe ich dann noch in das Nachrichtenfeld?


Ich würde hier nur einen kurzen Text einfügen, zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr x/sehr geehrte Frau y, anbei finden Sie meine Bewerbungsunterlagen für die Stelle z. Ich freue mich auf ein persönliches Gespräch mit Ihnen. Für weitere Fragen vorab stehe ich Ihnen auch gern jederzeit telefonisch zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen xy“. Wichtig ist, dass Sie hier, wie auch im Bewerbungsanschreiben, keine allgemeine Anrede verwenden, sondern eine konkrete Ansprechperson adressieren. Eine Signatur mit der Telefonnummer sollte ebenfalls nicht fehlen.

Was gibt es bei der Email-Bewerbung außerdem zu bedenken?

Bewerber und Bewerberinnen sollten eine seriöse Emailadresse verwenden, am besten nach dem Muster vorname.nachname@anbieter.de. Im Betreff sollte stehen, dass es sich um eine Bewerbung handelt und um welche Stelle es geht. Falls in der Stellenanzeige eine Kennzahl angegeben ist, sollte diese auch hier genannt werden. Und die angehängten Dokumente sollten so benannt werden, dass sie eindeutig zuzuordnen sind, zum Beispiel nach dem Muster „Bewerbung_Familienname“. Checken Sie Ihre Emails nach dem Verschicken der Bewerbung regelmäßig, am besten täglich, und prüfen Sie auch, ob die Antwort eventuell im Spam-Ordner gelandet ist. So können Sie zeitnah auf die Rückmeldung des potentiellen Arbeitgebers reagieren.



Dr.-Ing. Matthias Reuter hat selbst ein duales Maschinenbaustudium mit integrierter Berufsausbildung zum Industriemechaniker für Maschinen- und Anlagenbau absolviert und anschließend promoviert. Jetzt ist er als Leiter für Entwicklung und Vertrieb in einem industriellen Teilbereich eines international tätigen Großkonzerns tätig. Nebenbei berät er als Coach Schüler, Studierende und Absolventen rund um die Themen Bewerbung, Berufs- und Karrierewege.

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